Microsoft Access

, , No Comments
MICROSOFT ACCESS
Apa Itu Microsoft Access?
Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yangbesar.

Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satudengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional.Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key. Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Accessversi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yanglebih simpel dan efisien. Userinterface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.

Pengertian Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access. Para pengguna/programmer yang telah berpengalaman  dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang berpengalaman  dapat menggunakanya karena Microsoft Accsess merupakan   program yang telah disetting sedemikian rupa agar para penggunanya baik dari para programmer yang handal atau tidak. Access juga menawarkan  teknik-teknik pemrograman berorientasi objek.

Sejarah Microsoft Access
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada  1992 dan dikeluarkan pengembangan aplikasi berikutntya yang telah disempurnakan dengan mengeluarkan model 2.0  Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4Mb dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8Mb. Versi 2.0 dari Microsoft Access ini dilengkapi dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44Mb.

Piranti lunak ini beroperasi  dengan kemampuan  baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kelemahan di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 Mbsering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700)Mbhal itu dapat . disebabkan oleh driver perangkat yang telah ketinggalan zaman  atau konfigurasi yang kurang pas .

Kode nama  yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang diperoleh  sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat bentuk antarmuka yang digunakannya adalah Ruby. Bill Gates melihat adanya perkembangan tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas.

4 Objek Terpenting Dalam Access
1.      Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.

Table terdiri atas :
a.       Field Name           : Atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b.      Record            : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

2.      Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a.       DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.
b.      DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti: menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3.      Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4.      Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.

Tipe Data Dalam Access
Field – field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu : 

1.      Text, text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.
2.      Memo, memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
3.      Number, number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.
4.      Date/Time, (Semua data dalam bentuk tanggal dan waktu)
5.      Currency, (data angka yang di format dalam bentuk mata uang)
6.      Auto Number, (Menampilkan nomer urut secara otomatis)
7.      Yes/No, (Data dalam bentuk logika True/False, On/Off).
8.      OLE Object, OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Atau menyimpan data dalam bentuk gambar.
9.      Hyperlink, (Digunakan sebagai alamat hyperlink dalam jaringan web)
10.  Lookup Wizard, Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

Cara Membuat Table, Query, Form dan Report
A.    Membuat Table
Untuk membuat suatu tabel sederhana, langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.      Biasanya ketika telah membuat database baru, akan langsung muncul perintah untuk membuat tabel. Jika tidak ada, klik Create, pilih Table.
2.      Isikan nama field-fieldnya beserta isi dari field-field tersebut
3.      Simpan

B.     Membuat Query
Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :
1.      Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian klik Query Wizard.
2.      Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.
3.      Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada perlukan pada pilihan Tabel / Query.
4.      Keterangan :
Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.
Klik < untuk membatalkan.
Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.
Pilih Field NIM, Nama dan IPK
5.      Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The Query to View Information,
6.      Klik finish

C.    Membuat Form
Form digunakan untuk berinteraksi dengan data pada layar, agar data yang kita isikan pada tabel tadi terlihat pada form. Langkah-langkahnya :
1.      Klik Create
2.      Pilih More Forms
3.      Pada Form Wizard, pindahkan Field-fieldnya, lalu next
4.      Pilih layout form (layout dibawah menggunakan Columnar) klik next
5.      Pilih gaya tampilan form (tampilan dibawah menggunakan gaya Flow) lalu next
6.      Klik Finish
D.    Memuat Report
Report digunakan untuk mencetak hasil. Langkah-langkahnya :
1.      Klik Create
2.      Pilih Report Wizard
3.      Pada Form Wizard, pindahkan Field-fieldnya, lalu next
4.      Urutkan seperti keinginan, klik next
5.      Pilih gaya tampilan report (tampilan dibawah menggunakan gaya Urban), lalu next
6.      Klik Finish

Query di Microsoft Access
Pengertian Query:
Query adalah object database ynag merupakan sebuah filter serbaguna. Query umumnya digunakan untuk memanipulasi data, record dan field yang terletak dalam satu atau beberapa table.

Tipe-tipe Query:
a.      Select Query
Select Query adalah query yang dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan informasi yang akan digunakan sebagai criteria untuk mengambil data atau suatu nilai yang anda ingin sisipkan ke dalam suatu field.

b.      Crosstab Query
Menampilkan nilai-nilai yang telah diolah dari suatu field dalam table dan mengelompokkannya kedalam suatu kelompok fakta yang didaftarkan pada bagian kiri dari datasheet dan kelompok fakta yang lain pada bagian atas datasheet.

c.       Make-Table Query
Digunakan untuk membuat table baru dari seluruh atau sebagian data dalam satu atau lebih table. Make-table query juga berguna dalam membuat table untuk transfer ke database Access yang lain, membuat report ynag menampilkan data mulai posisi tertentu, membuat backup atau salinan dari suatu table dan membuat table history yang berisi record-record yang sudah lama.

d.      Update Query
Digunakan untuk membuat perubahan terhadap sekumpulan record dalam suatu table.

e.       Delete Query
Digunakan untuk menghapus suatu record dalam suatu table.

f.       Append Query
Digunakan untuk menambahkan suatu record ke dalam suatu table.

Membuka Query
1.      Klik View
2.      Database Object
3.      Query
4.      Klik nama query yang ingin anda buka, selanjutnya klik open.

Membuat Query
Ada dua cara yang dapat dilakukan untuk membuat sebuah Query, yaitu dengan menggunakan fasilitas Design View atau dengan fasilitas Wizard.

Membuat Query dengan Design View
a.       Pastikan anda telah membuka jendela Query dan anda telah mempunyai table atau data.
b.      Klik new
c.       Lalu add table-tabel yang akan dijadikan item-item query
d.      Pilih item-item atau field-field yang akan ditampilkan
e.       Sava query.

Hal-hal yang dibutuhkan untuk membuat sebuah Query adalah adanya sebuah data atau table yang akan diadikan field Query.

Jenis-jenis Query
Didalam Microsoft Access, terdapat lima jenis query yang dapat dibuat, diantaranya:
·         Select Queries, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling umum dan sering digunakan.

·         Parameter Queries, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data criteria dan parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang meminta Anda untuk megisi data-data yang diperlukan, misalnya criteria ataupun nilai tertentu.

·         Crosstab Queries, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah atas (sebagai judul kolom).

·         Action Queries, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:
a.       Delete Queries, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.
b.      Update Queries, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu.
c.       Append Queries, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan criteria tertentu.
d.      Make-Table Queries, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih.

·         SQL Queries, atau bisa juga disebut SQL specific queries adalah query yang dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query sebenarnya dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual (design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat membuatnya menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL queries ini dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:

a.      Union Query, digunakan untuk menggabungkan beberapa field didalam beberapa table menjadi satu field.

b.      Pass-through Query, digunakan untuk menjalankan query dengan sumber data dari ODBC database, seperti SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through query, kita dapat langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat dahulu link-table nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan stored procedures didalam SQL Server.

c.       Data-definition Query, digunakan untuk membuat structure table tanpa datanya, dimana structure table ini kita sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula digunakan untuk menghapus, mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel. Dilihat dari cara kerjanya, query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam jenis action queries. Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara visual dan berhubungan dengan data secara langsung, dan data-definition query ini sebaliknya, maka ia dikelompokkan kedalam SQL Queries.

d.      Subquery, yaitu query yang terdiri dari query lainnya, seperti dari select queries, action queries atau bahkan dari subquery lagi.

Pembuatan Query
Membuat query didalam Access bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
·        Menggunakan fasilitas wizard
·        Secara design view
·        Menggunakan kode SQL

Dari semua jenis query sebagaimana yang sudah disebutkan pada pelajaran sebelumnya, kendatipun diantaranya dapat dilihat dan dibuat secara visual (mode design view), tetaplah query tersebut bekerja diatas kode-kode SQL. Jadi sangat penting bagi kita selain memahami pembuatan query ini secara wizard maupun design view, adalah mempelajari dan memahami kode-kode SQL yang dibuat secara otomatis didalamnya.

0 komentar:

Posting Komentar