MICROSOFT
ACCESS
Apa Itu Microsoft Access?
Microsoft Access 2007 yang untuk
selanjutnya disingkat Access 2007adalah suatu program aplikasi basis data
komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah
berbagai jenis data dengan kapasitas yangbesar.
Database adalah kumpulan tabel-tabel
yang saling berelasi. Antar tabel yang satudengan yang lain saling berelasi,
sehingga sering disebut basis data relasional.Relasi antar tabel dihubungkan
oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key. Access 2007 mempunyai
tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian
besar task panes yang ada di Microsoft Accessversi sebelumnya dengan mekanisasi
tunggal yanglebih simpel dan efisien. Userinterface (UI) baru ini dirancang
untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan
seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.
Pengertian
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan
rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan
pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke
dalam Microsoft Office System 2007.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang
disimpan di dalam format Microsoft Access. Para pengguna/programmer yang telah berpengalaman dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang berpengalaman dapat menggunakanya karena Microsoft Accsess
merupakan program yang telah disetting
sedemikian rupa agar para penggunanya baik dari para programmer yang handal
atau tidak. Access juga menawarkan
teknik-teknik pemrograman berorientasi objek.
Sejarah
Microsoft Access
Microsoft
merilis Microsoft Access 1.0 pada 1992 dan dikeluarkan pengembangan aplikasi berikutntya
yang telah disempurnakan dengan mengeluarkan model 2.0 Microsoft menentukan spesifikasi minimum
untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM
berkapasitas 4Mb dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8Mb. Versi 2.0
dari Microsoft Access ini dilengkapi dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44Mb.
Piranti
lunak ini beroperasi dengan
kemampuan baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kelemahan
di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh,
pada ukuran basis data melebihi 700 Mbsering mengalami masalah seperti
ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700)Mbhal itu
dapat . disebabkan oleh driver perangkat yang telah ketinggalan zaman atau konfigurasi yang kurang pas .
Kode nama
yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang diperoleh sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat bentuk
antarmuka yang digunakannya adalah Ruby. Bill Gates melihat adanya perkembangan
tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai
sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas.
4 Objek
Terpenting Dalam Access
1. Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk
menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.
Table terdiri atas :
a.
Field Name : Atribut dari sebuah table yang
menempati bagian kolom.
b.
Record : Isi dari field atau atribut
yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
2. Query
( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap
database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan
data.
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a.
DDL ( Data
Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan
obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.
b.
DML ( Data
Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti:
menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang
diperlukan dari database.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input),
menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum
dan mencetak data secara efektif.
Tipe Data Dalam Access
Field – field dalam sebuah tabel
harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu :
1.
Text,
text digunakan untuk field
alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap
fieldnya.
2.
Memo,
memo dapat menampung 64000 karakter
untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
3.
Number,
number digunakan untuk menyimpan data
numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.
4.
Date/Time,
(Semua data dalam bentuk tanggal dan
waktu)
5.
Currency,
(data angka yang di format dalam
bentuk mata uang)
6.
Auto
Number, (Menampilkan
nomer urut secara otomatis)
7.
Yes/No,
(Data dalam bentuk logika True/False,
On/Off).
8.
OLE
Object, OLE Object
digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Atau menyimpan
data dalam bentuk gambar.
9.
Hyperlink,
(Digunakan sebagai alamat hyperlink
dalam jaringan web)
10. Lookup Wizard, Jika menggunakan tipe data ini untuk
sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah
daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.
Cara
Membuat Table, Query, Form dan Report
A.
Membuat
Table
Untuk membuat suatu tabel sederhana, langkah-langkahnya
sebagai berikut :
1.
Biasanya ketika telah membuat
database baru, akan langsung muncul perintah untuk membuat tabel. Jika tidak
ada, klik Create, pilih Table.
2.
Isikan nama field-fieldnya beserta
isi dari field-field tersebut
3.
Simpan
B.
Membuat
Query
Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan
Query Wizard :
1.
Buka File DataBase yang dimiliki
kemudian pilih Toolbar Create kemudian klik Query Wizard.
2.
Kemudian akan muncul kotak New
Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.
3.
Kemudian pilih pilih tabel yang
diperlukan pada perlukan pada pilihan Tabel / Query.
4.
Keterangan :
Klik
> untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.
Klik
< untuk membatalkan.
Klik
>> jika memerlukan semua Field yang ada.
Pilih
Field NIM, Nama dan IPK
5.
Klik Detail Show Every Field of
Every Record atau Summary. Kemudian klik Next akan muncul
jendela baru kemudian beri nama pada Query yang telah dibuat dan
pilih Open The Query to View Information,
6.
Klik finish
C.
Membuat
Form
Form digunakan untuk berinteraksi dengan data pada layar,
agar data yang kita isikan pada tabel tadi terlihat pada form.
Langkah-langkahnya :
1. Klik Create
2.
Pilih More Forms
3.
Pada Form Wizard, pindahkan
Field-fieldnya, lalu next
4.
Pilih layout form (layout dibawah
menggunakan Columnar) klik next
5.
Pilih gaya tampilan form (tampilan
dibawah menggunakan gaya Flow) lalu next
6.
Klik Finish
D.
Memuat
Report
Report digunakan untuk mencetak hasil. Langkah-langkahnya :
1. Klik Create
2.
Pilih Report Wizard
3.
Pada Form Wizard, pindahkan
Field-fieldnya, lalu next
4.
Urutkan seperti keinginan, klik next
5.
Pilih gaya tampilan report (tampilan
dibawah menggunakan gaya Urban), lalu next
6.
Klik Finish
Query di Microsoft Access
Pengertian
Query:
Query adalah
object database ynag merupakan sebuah filter serbaguna. Query umumnya digunakan
untuk memanipulasi data, record dan field yang terletak dalam satu atau
beberapa table.
Tipe-tipe
Query:
a.
Select Query
Select
Query adalah query yang dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan
informasi yang akan digunakan sebagai criteria untuk mengambil data atau suatu
nilai yang anda ingin sisipkan ke dalam suatu field.
b.
Crosstab Query
Menampilkan
nilai-nilai yang telah diolah dari suatu field dalam table dan
mengelompokkannya kedalam suatu kelompok fakta yang didaftarkan pada bagian
kiri dari datasheet dan kelompok fakta yang lain pada bagian atas datasheet.
c.
Make-Table Query
Digunakan
untuk membuat table baru dari seluruh atau sebagian data dalam satu atau lebih
table. Make-table query juga berguna dalam membuat table untuk transfer ke
database Access yang lain, membuat report ynag menampilkan data mulai posisi
tertentu, membuat backup atau salinan dari suatu table dan membuat table
history yang berisi record-record yang sudah lama.
d.
Update Query
Digunakan
untuk membuat perubahan terhadap sekumpulan record dalam suatu table.
e.
Delete Query
Digunakan
untuk menghapus suatu record dalam suatu table.
f.
Append Query
Digunakan
untuk menambahkan suatu record ke dalam suatu table.
Membuka
Query
1. Klik
View
2. Database
Object
3. Query
4. Klik
nama query yang ingin anda buka, selanjutnya klik open.
Membuat
Query
Ada dua cara
yang dapat dilakukan untuk membuat sebuah Query, yaitu dengan menggunakan
fasilitas Design View atau dengan fasilitas Wizard.
Membuat Query dengan Design
View
a. Pastikan
anda telah membuka jendela Query dan anda telah mempunyai table atau data.
b. Klik
new
c. Lalu
add table-tabel yang akan dijadikan item-item query
d. Pilih
item-item atau field-field yang akan ditampilkan
e. Sava
query.
Hal-hal yang
dibutuhkan untuk membuat sebuah Query adalah adanya sebuah data atau table yang
akan diadikan field Query.
Jenis-jenis
Query
Didalam Microsoft Access, terdapat lima
jenis query yang dapat dibuat, diantaranya:
·
Select
Queries,
yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga
didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan
select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu,
mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah
jenis query yang paling umum dan sering digunakan.
·
Parameter
Queries,
yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data criteria dan parameter lainnya
yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah
pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang
meminta Anda untuk megisi data-data yang diperlukan, misalnya criteria ataupun
nilai tertentu.
·
Crosstab
Queries,
yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata,
menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di
group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri
(sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah atas (sebagai
judul kolom).
·
Action
Queries,
yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data
dan structure table. Terdapat empat jenis action queries, yaitu:
a.
Delete
Queries,
digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.
b.
Update
Queries,
digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu.
c.
Append
Queries,
digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan
criteria tertentu.
d.
Make-Table
Queries,
digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan datanya yang
berasal dari satu table atau lebih.
·
SQL
Queries,
atau bisa juga disebut SQL specific queries adalah query yang
dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Pada prinsipnya, semua query
sebenarnya dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah
berbentuk visual (design view). Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung
menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL queries ini Anda hanya dapat
membuatnya menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. SQL
queries ini dibagi lagi menjadi empat jenis, yaitu:
a. Union Query, digunakan untuk menggabungkan
beberapa field didalam beberapa table menjadi satu field.
b. Pass-through Query, digunakan
untuk menjalankan query dengan sumber data dari ODBC database, seperti
SQL-Server, FoxPro, dan lain-lain. Dengan pass-through query, kita dapat
langsung terkoneksi dengan sumber data tanpa harus membuat dahulu link-table
nya. Pass-through query dapat juga digunakan untuk menjalankan stored
procedures didalam SQL Server.
c. Data-definition Query, digunakan
untuk membuat structure table tanpa datanya, dimana structure table ini kita
sendiri yang mendefinisikannya. Query ini dapat pula digunakan untuk menghapus,
mengubah, dan menambahkan index kedalam tabel. Dilihat dari cara kerjanya,
query jenis ini sebenarnya dapat dikelompokkan kedalam jenis action queries.
Namun karena action queries umumnya dapat dibuat secara visual dan berhubungan
dengan data secara langsung, dan data-definition query ini sebaliknya, maka ia
dikelompokkan kedalam SQL Queries.
d. Subquery, yaitu query yang terdiri dari query
lainnya, seperti dari select queries, action queries atau bahkan dari subquery
lagi.
Pembuatan
Query
Membuat query didalam Access bisa
dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
·
Menggunakan fasilitas wizard
·
Secara design view
·
Menggunakan kode SQL
Dari semua jenis query sebagaimana yang sudah disebutkan pada pelajaran sebelumnya, kendatipun diantaranya dapat dilihat dan dibuat secara visual (mode design view), tetaplah query tersebut bekerja diatas kode-kode SQL. Jadi sangat penting bagi kita selain memahami pembuatan query ini secara wizard maupun design view, adalah mempelajari dan memahami kode-kode SQL yang dibuat secara otomatis didalamnya.
0 komentar:
Posting Komentar